Von Dr.-Ing. Martin Kleibrink, KLEIBRINK. SMART IN SPACE  

Nach wie vor geistert ein gänzlich falsches Verständnis von Flächeneffizienz durch die Köpfe vieler Real Estate-Verantwortlicher. Doch auch Entscheider in den obersten Führungsetagen scheinen von dem Glauben getragen zu sein, dass Flächen dann besonders effizient genutzt seien, wenn sich darauf möglichst viele Mitarbeiter in verdichteter Sitzordnung unterbringen – und somit Flächenkosten reduzieren lassen.

Diese Haltung mag in Anbetracht der Tatsache, dass genau dieser Personenkreis seit Jahren von nicht enden wollenden Abwärtsspiralen ständiger Kostenreduzierungsrunden getrieben ist, bedingt nachvollziehbar erscheinen. Es ist dennoch eine sehr kurz greifende Betrachtungsweise und zudem der falsche Ansatz. Natürlich lassen sich durch verdichtete, dann meist offene und in der Regel lieblos gestaltete Flächen spürbar Kosteneinsparungen generieren. Doch ist zu bedenken, dass Flächenkosten i.d.R. zwar den zweitgrößten Kostenfaktor der Unternehmen darstellen, es sich dabei im Verhältnis zu den Personalkosten jedoch um einen eher geringen Budgetposten handelt. Dass jedoch eine in der Regel mit zu hoher Verdichtung einhergehende Verschlechterung der Arbeitsumgebung einen negativen Einfluss auf die Motivation, Arbeits- und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter hat, somit ein negativer Einfluss auf das Wertschöpfungspotential besteht, wird dabei meist vernachlässigt.

Tatsächlich können nur solche Flächen als effektiv bezeichnet werden, die den auf ihnen arbeitenden Menschen helfen, ihre Aufgaben unter ergonomisch und funktional optimalen Bedingungen in der erwarteten Weise, Qualität und mit einem hohen Wertschöpfungsgrad zu erledigen.

Dabei ist die Größe der hierfür zur Verfügung gestellten Fläche je Arbeitsplatz tatsächlich nur als Kostenfaktor von Relevanz, für die Qualität und Passung der Arbeitsumgebung zu den Arbeitsanforderungen spielen Quadratmeter eine untergeordnete Rolle – werden die gesetzlich geforderten Mindestflächen nicht unterschritten. Hingegen können die nach wie vor in den meisten Bürohäusern verbreiteten Belegungsszenarien mit monofunktionaler Arbeitsplatzstruktur heutigen und zukünftigen Anforderungen an die Büroarbeit nicht mehr gerecht werden. In der Regel fehlt es diesen Flächen an ausgewogenen Angeboten für Austausch, spontane Zusammenarbeit in wechselnden Teams und Projekten, für informelle Kommunikation, Rückzug und Entspannung. Dennoch kursieren sog. Space Codes, die mit internationalem Auftritt vermitteln wollen, dass sich Büroflächen heute mit deutlich geringerem Flächenbedarf je Arbeitsplatz darstellen lassen als das in der Praxis zu beobachten und sinnvoll ist. Denn genau die zuvor genannten diversifizierten Arbeits und Kommunikations-Szenarien werden dabei nicht berücksichtigt. Von einer intelligenten Flächennutzung kann so also nicht die Rede sein.

Nur solche Bürohäuser, die über vielfältige Arbeitsplatzangebote verfügen, werden für die neuen Arbeitsformen gerüstet sein. Büroarbeit besteht heute nur noch zu einem immer geringer werdenden Teil aus wiederkehrender „Routine-Sach-Bearbeitung“. Im Sinne des aktivitätsorientierten Arbeitens, dem sog. Activity Based Working, konfrontiert Büroarbeit  die Menschen heute mit sich in kurzen Intervallen ändernden Anforderungen an jeden Einzelnen. Mal muss konzentriert recherchiert, fokussiert an Konzepten gearbeitet werden, wobei ein zurückgezogenes und ungestörtes Arbeiten am besten hinter einer geschlossenen Tür oder in einer sehr ruhigen Zone wünschenswert ist. Mal wird im Team gearbeitet, hier wünscht man sich Nähe, das Mithören und spontanen Zuruf und Austausch. Mit zunehmender Häufigkeit finden spontane und geplante Projektsitzungen, Workshops oder auch nur allgemeine Meetings statt. Darüber hinaus wird dem zufälligen und informellen Austausch in Umgebungen, die nicht nach Normen und Regeln, nach Bürokratie „schmecken“ sollten, immer mehr Bedeutung beigemessen.

Unabhängig davon ob dies in non territorialen Nutzungsstrategien wie dem sog. Business Club mit seiner flexiblen Nutzung unterschiedlicher Arbeitsszenarien oder einem offenen „Multi Space Concept“, in dem neben Standardarbeitsplatzflächen ausreichende Zusatzangebote für Kommunikation und Rückzug angeboten werden, geschieht: Es kommt immer auf den richtigen Flächenmix an!

In tradierten Büroflächen gehen Mitarbeitende in meist starr gegliederten Räumen ihrer Tätigkeit nach, Kommunikation endet meist an den Raumgrenzen und bereichsübergreifender Austausch findet kaum statt.

Vielfältig gestaltete Arbeitsflächen unterstützen mit ihren diversifizierten Arbeitsszenarien aktivitätsorientiertes Arbeiten. Mitarbeiter bewegen sich nicht nur flexibel innerhalb verschiedener Nutzungszonen und finden die zu ihrer jeweiligen Aufgabe passende Arbeitsumgebung. Durch mehr Begegnungsflächen und eine erhöhte Begegnungsqualität werden Austausch und Kommunikation gefördert und Innovationsprozesse beschleunigt. Mit hoher Flächenwirtschaftlichkeit geht dies vor allem in Konzepten mit einer flexiblen Nutzung der Arbeitsplätze. Der bei der Einführung solcher Konzepte zu erwartende Wandel der Arbeits- und Führungskultur ist massiv. Eine professionelle Begleitung des Change Prozesses wird dabei zum zentralen Erfolgsfaktor der zukünftigen Nutzung.

Dass eine intelligente Flächennutzung nicht nur etwas mit der Nutzungsstrategie zu tun hat, sondern auch eine intelligente Gebäudeplanung eine wesentliche Voraussetzung dafür bildet, sollte eigentlich vorausgesetzt werden können. Dennoch werden immer wieder neue Bürogebäude errichtet, bei denen die Gebäudeorganisation mit ihren Erschließungen aber auch Fassaden- und Ausbaurastern eine intelligente und wirtschaftliche Nutzung behindern.

Stellvertretend soll hier nur auf einen Punkt eingegangen werden, weil es besonders die vertikalen Erschließungssysteme mit Treppenhäusern und Liften sind, die einhergehend mit ausgedehnten Technikflächen, meist in der Gebäudemitte liegend, eine clevere  Flächennutzung erschweren. Oftmals sind diese Flächen so raumgreifend, dass eine Dreibundnutzung, die für zukunftsfähige Bürokonzepte eine nicht zu unterschätzende Erleichterung darstellt, nicht umgesetzt werden kann. Falls möglich, sollten bei Neubauten Kerne (Erschließung, Technik, Sanitär) auf unbelichtete Flächen z.B. in den innenliegenden und unbelichteten (Tageslicht) Ecken von L-förmigen- oder von Atriumgebäuden gelegt werden. Auf keinen Fall gehören die Vertikalerschließungen (Ausnahme Hochhäuser oder Kommunikationstreppen) in die Gebäudemitte, da die Gestaltungsmöglichkeiten der Gemeinschaftsflächen dadurch eingeschränkt werden. Zentrale Zugänge in offene Büroflächen und Durchgangsverkehr von größeren Personengruppen sollten wegen der damit verbundenen Störungen immer vermieden werden.

Die Entwicklung und Einführung intelligenter Büronutzungsstrategien ist also nur im Gleichklang von Architektur und Büroplanung zu realisieren. Doch am Ende kommt es besonders auf das richtige Nutzungsverhalten an. Wenn es in den Köpfen der Nutzer an der erforderlichen Offenheit und Flexibilität mangelt, können noch so clever geplante Gebäudekonzepte ihre Potenziale nicht entfalten.

Dieser Beitrag stammt aus der ZIA-Broschüre: Innovative Bürokonzepte – Vom Kostenblock zum Innovationstreiber